5x weniger Aufwand

Die Concordia ist eine der grössten Kranken- und Unfallversicherungen der Schweiz. Sandra Peter trägt dort eine Doppelrolle: Als Bereichsleiterin Transformation in der IT und als Product Owner der «Way of Working»-Transformation verantwortet sie eine IT-strategische Initiative, mit der die Concordia IT ihre Arbeitsabläufe umstellt — hin zu agilem Arbeiten, von Linienteams zu produktorientierten Crews.

Seit September 2024 führt sie die Transformation. Sie weiss aus früheren Transformationsprozessen: Die neue Lösung ist das eine. Ob sie mitgetragen wird, das andere. Wird die Veränderung akzeptiert? Wo gibt es Fragen? Vertrauen die Mitarbeitenden denen, die im Lead sind? Wer diese Fragen nicht regelmässig stellt, merkt erst spät, wenn eine Transformation zu kippen droht — dann, wenn das Gegensteuern teuer wird.

Deshalb war für Sandra von Anfang an klar: Die Akzeptanz der Transformation wird systematisch gemessen. Die Frage war nur, wie — ohne dass die Messung selbst zum Grossprojekt wird.

Sandra hat in ihrer Karriere unzählige Befragungen durchgeführt und kennt den grössten Schmerz genau: die Auswertung. Geschlossene Skalenfragen sind schnell ausgezählt — aber die eigentliche Substanz steckt in den offenen Antworten. Wer wissen will, was hinter den Zahlen steckt, muss jede einzelne Antwort lesen, kodieren, zu Themen verdichten und daraus Schlüsse ziehen.

« Ich habe in meiner Karriere extrem viele Befragungen gemacht. Der grösste Aufwand ist das Auswerten. Früher hast du dafür halbe Inhaltsanalysen gemacht. »

Bei 130 Mitarbeitenden, erhoben über Excel oder Forms, bedeutete das: Tage an Handarbeit für jede einzelne Befragungswelle. Die Konsequenz in vielen Organisationen: Man befragt seltener, stellt weniger offene Fragen — oder wertet sie nur oberflächlich aus. Genau die Signale, die eine Transformation am dringendsten braucht, gehen verloren.

Für die Transformation hat Sandra mit Moodtalk zwei Check-Formate aufgesetzt, die unterschiedliche Fragen beantworten:

Der Zufriedenheits-Check läuft im 6-Wochen-Rhythmus und misst die Akzeptanz der Transformation: Bin ich gut informiert? Weiss ich, worum es geht und wo ich nachfragen kann? Vertraue ich den Leuten, die im Lead sind? Glaube ich, dass das gut kommt? Geschlossene und offene Fragen kombiniert — so entsteht alle sechs Wochen ein verlässliches Stimmungsbild, das Entwicklungen sichtbar macht, bevor sie zum Problem werden.

Der Kulturcheck läuft zweimal im Jahr und prüft, ob die Kulturprinzipien, die sich die Organisation vorgenommen hat — das Verhalten miteinander —, im Alltag tatsächlich ankommen. Nicht als einmalige Standortbestimmung, sondern als wiederkehrende Messung: Sind wir auf dem richtigen Weg?

Moodtalk wertet beide Formate automatisch aus — anonym und intelligent unterstützt. Die aufwendige Inhaltsanalyse der offenen Antworten, früher der grösste Zeitfresser, übernimmt die KI. Sandra erhält einen fertigen Auswertungsvorschlag, den sie inhaltlich prüft und mit ihrem Kontextwissen einordnet.

« Früher hast du halbe Inhaltsanalysen gemacht. Heute macht es zack — und Moodtalk gibt mir einen Vorschlag. Natürlich schaue ich mir das inhaltlich noch an. Aber ich bin sehr zufrieden und sehr überzeugt von meinem Assistenten Moodtalk. »

Mit der Transformation installiert die Concordia neben der Teamstruktur eine produktorientierte Crewstruktur. Für die Befragung stellt sich die Frage: Welche Einheit ist überhaupt die richtige Bezugsgruppe — das alte Linienteam oder das neue Produktsetting? Klassische Befragungstools zwingen zu einer Entscheidung; wer die Struktur wechselt, verliert die Vergleichbarkeit.

Genau hier zeigt sich für Sandra eine Stärke von Moodtalk: Das Dashboard bildet die Organisation so ab, wie sie tatsächlich ist — und Sandra entscheidet frei, in welcher Konstellation sie befragt: sei es im alten Linienteam, im neuen Produktsetting oder in beidem parallel. So kann sie die Perspektiven vergleichen und den Strukturwechsel selbst mit Daten begleiten, statt ihn im Blindflug zu vollziehen.

« Moodtalk gibt mir die Möglichkeit zu überlegen, ob ich das Linienteam befrage oder die neue Konstellation im Produktsetting. Ich kann sogar beides parallel machen. Das ist relativ easy und pragmatisch aufzusetzen. »

Für Durchführung und Auswertung ihrer Befragungen braucht Sandra heute fünfmal weniger Zeit als in der alten Welt mit Excel und Forms. Bei 130 Mitarbeitenden und einem Check alle sechs Wochen summiert sich dieser Faktor 5 über das Jahr zu Wochen an gewonnener Arbeitszeit. Doch die Zeitersparnis ist nur der Anfang:

Handlungssignale statt Zahlenfriedhof: Der grösste Mehrwert liegt für Sandra in den offenen Fragen. Skalenwerte zeigen, dass etwas ist. Die offenen Antworten zeigen, was es ist. Die KI-Auswertung macht diese Tiefe erstmals ohne Grossaufwand nutzbar und zeigt, wo die Transformation nachsteuern muss. Ein konkretes Ergebnis: Die Befragung machte sichtbar, dass die Sponsoren der Transformation für die Mitarbeitenden spürbarer werden müssen. Eine Erkenntnis, die eine Skala allein nie geliefert hätte — und die direkt in eine Massnahme mündete.

Ein Gedächtnis über alle Befragungen: Statt isolierter Einzelbefragungen, deren Ergebnisse nach der Präsentation in der Schublade landen, baut Sandra einen Datenbestand auf, der mitdenkt. Jeder Check zahlt auf dasselbe Gedächtnis ein; Entwicklungen lassen sich im Längsschnitt verfolgen, und der Assistent kennt den Kontext der Organisation.

« Das ist der grosse Vorteil: Du hast ein Gedächtnis, das du nutzen kannst. Man bekommt auf unseren Kontext einen guten, intelligenten Assistenten. »

Vertrauen durch Anonymität: Eine Befragung ist nur so gut wie die Ehrlichkeit der Antworten — und die steht und fällt mit dem Vertrauen in die Anonymität. Sandra prüft die Zuverlässigkeit ihrer Checks laufend und hat das Vertrauen gewonnen, dass anonymisiert gute, verwertbare Daten entstehen, mit denen sich arbeiten lässt.

Vom Projekt in die Fläche: Die Checks laufen heute über Sandra, aber Moodtalk lässt sich in die Hand der Teamleitenden geben, die im Führungsalltag selbst schnell Insights generieren — für Retrospektiven, Zusammenarbeitsfragen oder die eigene Teamentwicklung, dokumentiert an einem Ort und mit derselben intelligenten Auswertung. Für Sandra ist diese Kombination ein Erfolgsfaktor: zentral gesteuerte Transformations-Checks heute, dezentrale Nutzung durch die Führungskräfte als nächster Schritt.

Für Sandra ist klar, wo die Grenze verläuft: Moodtalk übernimmt Durchführung, Auswertung und Längsschnittbetrachtung — die repetitive, zeitintensive Arbeit. Was sie fragt, bleibt bei ihr: die Überlegung, welche Fragen in welcher Phase der Transformation die richtigen sind, und was die Antworten für die nächsten Schritte bedeuten. Die inhaltliche Prüfung der Ergebnisse gibt sie nicht aus der Hand — sie wird nur radikal schneller.

« Ich muss mir überlegen, was die gescheiten Fragen sind. Ohne mich geht es nicht. Aber so verstehe ich KI: Sie unterstützt — effizienter, schneller — aber übernimmt nicht mein Denken. »

« Moodtalk ist ein Assistent für mich als die, die Befragungen durchführt. Es reduziert extrem meinen Aufwand — in der Durchführung, in der Auswertung und in der Längsschnittbetrachtung. Es hat ein mächtiges Potenzial für verschiedene Dinge. »

Sandra Peter — Lead Agile Transformation, Concordia