Ici, vous trouverez toutes les réponses

Moodtalk est un outil d’enquête. Vous définissez un thème et les questions correspondantes, et l’enquête est envoyée à toutes les personnes enregistrées. Moodtalk s’utilise à tous les niveaux d’une organisation : pour une seule équipe, pour une division ou pour l’entreprise entière.

Au lieu de remplir un questionnaire, chaque personne mène un court entretien : le système pose la question, lit la réponse et relance lorsqu’un exemple ou une raison manque. On répond en écrivant ou en parlant, dans environ 80 langues.

La différence se situe dans ce qui suit. Moodtalk analyse les réponses, les regroupe par thèmes et les présente de façon à voir d’un coup d’oeil ce qui compte dans l’équipe. Ce qui a été dit est visible, qui l’a dit ne l’est pas. Le guide d’entretien ainsi que les principes et les mesures s’appuient là-dessus.

Moodtalk s’emploie pour tout ce qui compte dans une organisation :

• Collaboration et ambiance au sein de l’équipe
• Enquêtes auprès des collaborateurs dans toute l’organisation
• Thèmes de processus qui bloquent au quotidien
• Projets de changement et leur accompagnement
• Évaluations sur un thème précis

Moodtalk convient à toute organisation qui veut savoir de ses collaborateurs comment les choses se passent et qui souhaite disposer des réponses sous forme structurée. Qu’il s’agisse d’une seule équipe, d’une division ou de l’entreprise entière, de bureaux, de travail en équipes ou de sites répartis, de cinq personnes ou de plusieurs milliers : le déroulement reste le même.

Deux conditions suffisent :

• Une adresse e-mail pour chaque personne appelée à répondre.
• L’intention de travailler avec le résultat.

Tout le reste, des questions jusqu’à l’analyse, vient de Moodtalk.

Les deux sont possibles, et c’est vous qui décidez ce qui vous convient.

• Remplacer : une partie de nos clients a entièrement remplacé son enquête collaborateurs classique par Moodtalk.
• Compléter : d’autres la conservent et utilisent Moodtalk en parallèle pour les thèmes que le rythme annuel ne couvre pas.

Si vous souhaitez conserver la comparaison dans le temps de votre enquête existante, il suffit de reprendre les questions d’évaluation dans Moodtalk.

La différence se situe dans la relance. Moodtalk demande directement, à la valeur la plus basse, à quoi cela est dû. Les raisons derrière les chiffres sont donc disponibles immédiatement, au lieu d’être collectées lors d’un second tour.

Pour démarrer, vous avez besoin de deux choses :

• Les adresses e-mail des personnes appelées à répondre.
• Un thème actuel qui vous préoccupe.

Moodtalk vous propose les questions correspondantes, et vous pouvez les modifier.

Bon à savoir : de la connexion à la première enquête prête, il faut environ dix minutes. Vous pouvez interrompre à tout moment et poursuivre plus tard, votre avancement est conservé.

1. Ouvrez moodtalk.com et cliquez sur «Login» en haut à droite.
2. Saisissez l’adresse e-mail professionnelle sous laquelle vous êtes enregistré dans Moodtalk.
3. Selon la configuration de votre organisation, la suite diffère :
   • Première connexion : vous recevez un e-mail qui vous permet de définir votre mot de passe.
   • Déjà enregistré : saisissez votre mot de passe existant.
   • Connexion via le login de l’entreprise (SSO) : vous êtes connecté via le login de votre organisation. Un mot de passe Moodtalk distinct n’est alors pas nécessaire.

La voie de connexion utilisée dépend de la manière dont Moodtalk a été configuré dans votre organisation.

Bon à savoir : aucune connexion n’est nécessaire pour participer à une enquête. Il suffit de cliquer sur le lien dans l’e-mail d’invitation. On se connecte pour créer des enquêtes, consulter des résultats ou gérer l’équipe.

Une équipe est le groupe qui travaille ensemble régulièrement et qui échange ensemble. C’est l’unité pour laquelle une enquête est menée et pour laquelle les résultats sont regroupés.

Le périmètre suit la collaboration, pas l’organigramme. Une équipe peut être un service, un département, une équipe de projet ou un organe de direction. Les sites répartis et le travail en équipes fonctionnent tout aussi bien.

Bon à savoir : une équipe n’est pas définie une fois pour toutes. Vous pouvez créer d’autres équipes à tout moment, ajouter ou retirer des personnes et changer le nom. En cas de doute, choisissez le périmètre dans lequel le groupe se réunit déjà aujourd’hui.

Enregistrez chaque personne qui travaille avec les autres au quotidien, et volontairement de façon large.

• Les apprentis, les personnes à temps partiel et celles qui travaillent en équipes en font partie. Les réponses des personnes qui s’expriment peu au quotidien sont souvent particulièrement utiles.
• Pour les personnes temporaires et externes, c’est votre organisation qui décide.

En règle générale : toute personne qui collabore sur une durée prolongée et qui est concernée par la collaboration fait partie de l’équipe.

Pour chaque personne sont enregistrés l’adresse e-mail, la langue et le droit, sans les noms. Qu’il s’agisse d’une adresse professionnelle ou privée ne joue aucun rôle. Vous pouvez en outre définir si une personne participe aux enquêtes : quelqu’un qui doit seulement suivre, par exemple une personne accompagnante des RH, est enregistré et désactivé pour la participation.

Bon à savoir : l’enregistrement n’envoie aucun e-mail, et vous pouvez corriger la liste à tout moment.

L’intégration signifie configurer votre équipe jusqu’à ce que la première enquête soit prête. Elle comprend quatre étapes :

1. Ouvrir l’accès depuis l’e-mail de bienvenue et se connecter.
2. Vérifier le nom de l’équipe.
3. Enregistrer les membres.
4. Créer la première enquête.

Au total, cela prend environ dix minutes. Vous pouvez interrompre et poursuivre plus tard.

Bon à savoir : rien n’est envoyé à l’équipe pendant la configuration. Le premier e-mail aux membres arrive avec l’envoi de l’enquête.

Vous le faites avec votre personne de contact chez Moodtalk. Vous fournissez l’organigramme et les adresses e-mail, l’équipe Customer Success met en place la structure, crée les équipes et désigne la personne responsable de chaque équipe. C’est la voie habituelle et la plus rapide.

Ensuite, vous décidez de la suite :

• Décentralisé : les responsables d’équipe reçoivent leur accès et configurent eux-mêmes leur propre équipe.
• Centralisé : les enquêtes sont créées et envoyées depuis un point central.

Les deux sont possibles, y compris en parallèle, et un changement ultérieur l’est également.

Informez les collaborateurs juste avant le début de l’enquête sur deux points :

• Un e-mail de Moodtalk : signalez qu’un e-mail de Moodtalk va être envoyé et que le lien qu’il contient mène directement à l’enquête.
• Le but de Moodtalk : expliquez brièvement pourquoi Moodtalk est utilisé et ce que l’enquête doit permettre d’atteindre.

Un modèle d’e-mail est disponible pour cela, que vous pouvez reformuler avec vos propres mots.

Bon à savoir : pour les collaborateurs sans accès à une messagerie, le même texte fonctionne aussi comme affiche ou comme brève annonce en réunion.

Il vaut mieux démarrer le plus tôt possible. Dès qu’un thème apparaît et que les membres de l’équipe sont enregistrés, il vaut la peine de commencer.

Il ne faut pas plus de préparation : un à deux jours entre l’information à l’équipe et l’envoi suffisent.

Attendre un mois plus calme repousse en général le démarrage d’un trimestre.

Cela est garanti par l’affichage et par les droits d’accès. Trois mécanismes agissent ensemble :

• Réponses sans expéditeur : les résultats n’indiquent pas qui a dit quoi.
• Séparation par question : les réponses d’une personne sont conservées séparément pour chaque question. Quelqu’un qui écrit quelque chose de reconnaissable à une question n’est donc pas reconnaissable à toutes les autres.
• Nombre minimal de réponses : en dessous d’un nombre minimal, rien ne s’affiche. C’est votre organisation qui fixe ce nombre.

L’Assistant aide en chemin. Avant l’envoi, il montre ce qui sera enregistré et partagé, des corrections restent possibles à ce moment-là, et si un nom apparaît dans le texte, il demande s’il doit le retirer.

L’enquête elle-même contient l’indication de ne partager que ce avec quoi on est à l’aise. Le contenu d’une réponse peut renvoyer à une personne, et cela ne peut pas être empêché techniquement.

Les données se trouvent sur des serveurs en Suisse. La plateforme, les réponses, les bases de données et les sauvegardes sont hébergées dans un centre de données suisse de Microsoft Azure. Seuls le résumé et la traduction s’exécutent dans un centre de données Azure européen. La transmission et le stockage sont chiffrés.

Sont enregistrés l’adresse e-mail, la langue et le droit d’une personne ainsi que ses réponses. Rien n’est vendu ni transmis à des tiers.

Votre organisation est le responsable du traitement, Moodtalk traite les données pour son compte. À la fin de la collaboration, les données sont supprimées ou restituées.

Bon à savoir : le contrat de sous-traitance, la déclaration de protection des données, le plan de sauvegarde et d’urgence ainsi que les certificats du centre de données sont disponibles dans le Trust Center à l’adresse moodtalk.com/trust-center.

L’Assistant vous soutient dans tout ce qui apparaît au fil du déroulement ou sur le fond. Il prend en charge cinq tâches :

• Il propose les questions avec lesquelles vous créez l’enquête.
• Il mène l’enquête comme un entretien et relance lorsque les réponses sont brèves.
• Il trie les réponses libres par thèmes.
• Il prépare le guide d’entretien.
• Il propose des principes et des mesures.

Les décisions ne se prennent pas là : vous pouvez modifier, remplacer ou supprimer chaque proposition.

S’y ajoute le chat. Il connaît les enquêtes précédentes de l’équipe et apporte des connaissances sur le leadership et la collaboration. Vous pouvez donc le solliciter pour les deux : ce que signifie un résultat, où se trouve un élément dans la plateforme, ou un entretien avec un axe particulier sous forme de guide.

Vous pouvez l’interroger sur tout ce qui concerne votre équipe et sur tout ce que vous voulez faire dans la plateforme. L’Assistant est un chat et puise dans deux sources :

• Les bonnes pratiques générales en matière de leadership et de collaboration.
• Tout ce qui concerne votre équipe dans Moodtalk, à savoir les réponses aux enquêtes, les thèmes abordés et les mesures consignées.

Plus vous utilisez Moodtalk longtemps, plus il en sait sur votre équipe et plus ses réponses sont précises.

Des questions typiques sont «Quels sont les trois plus grands défis dans cette équipe actuellement ?» ou «Propose-moi des mesures qui nous aident sur le thème du télétravail». Il répond par une analyse de tout ce qu’il sait de l’équipe et propose, si vous le souhaitez, des prochaines étapes concrètes.

Une proposition devient directement une mesure. Vous pouvez encore adapter le texte, attribuer un thème, désigner une personne responsable et fixer une échéance, puis consigner la mesure depuis le chat.

Bon à savoir : la formulation n’a pas d’importance, et les fautes de frappe ne posent pas de problème.

L’IA fonctionne comme un service privé dans l’UE et non via un service de chat public. Le traitement est conforme au RGPD, et rien n’est transmis à des tiers.

Sur le plan juridique, votre organisation est le responsable du traitement et Moodtalk traite les données pour son compte.

Bon à savoir : tous les documents nécessaires à un examen par votre service de protection des données sont disponibles dans le Trust Center à l’adresse moodtalk.com/trust-center.

En règle générale, posez le moins de questions possible. Au-delà d’un certain nombre, la motivation et le taux de réponse baissent, et cette perte pèse plus lourd que la réponse supplémentaire.

La recommandation est donc peu de questions sur un thème précis et des enquêtes plus fréquentes.

Cela facilite aussi le travail de suivi, car vous traitez un thème après l’autre au lieu de cinq à la fois.

La personne qui lance une enquête décide des questions posées. Le droit «Admin» est nécessaire pour cela.

Moodtalk propose des thèmes et des questions adaptés. Ces propositions évoluent en continu et sont enrichies par les nouvelles réponses.

Les questions déjà utilisées peuvent être réutilisées. Les principes de l’organisation peuvent également être intégrés comme questions. Vous pouvez ainsi vérifier régulièrement dans quelle mesure ils sont vécus au quotidien.

Le système relance automatiquement et individuellement. Si une réponse reste brève ou peu claire, il pose une question complémentaire qui correspond exactement à cette réponse, au maximum deux fois par question.

Celui qui répond d’emblée de façon concrète passe directement à la question suivante. Celui qui ne souhaite rien ajouter le dit et a terminé.

Plus la question est formulée précisément, moins il y a de raisons de relancer.

Bon à savoir : une brève information préalable à l’équipe situe correctement les relances. Elles sont la raison pour laquelle des réponses exploitables sont disponibles à la fin.

Oui, Moodtalk envoie les deux automatiquement. Vous fixez la date et l’heure d’envoi ainsi que la date limite, ensuite tout se déroule automatiquement.

• L’invitation est envoyée au moment fixé à toutes les personnes enregistrées. Elles répondent sans se connecter.
• Le rappel arrive trois jours avant la date limite et n’atteint que les personnes qui n’ont pas encore répondu.

Vous pouvez en outre déclencher le rappel manuellement à tout moment, là encore uniquement aux personnes en attente. Le système sait qui n’a pas répondu ; le nombre est affiché, pas les noms.

Bon à savoir : une enquête récurrente se crée une seule fois et se planifie selon un rythme, par exemple toutes les deux semaines.

L’intervalle suit l’occasion et non le calendrier. Un nouveau tour vaut la peine dans trois cas :

• La situation a changé et un aperçu actuel manque.
• De nouveaux thèmes sont apparus.
• Un rythme correspond au projet et à la manière de travailler, par exemple toujours avant une réunion donnée ou après la fin d’une phase de projet.

L’intervalle se mesure à deux choses : l’ampleur des changements dans l’environnement et le thème, et la rapidité avec laquelle vous pouvez traiter les thèmes et lancer des changements.

Tant que des mesures issues d’un tour sont encore en cours, une nouvelle enquête apporte peu.

Vous voyez l’état auprès de l’enquête elle-même, en continu. Dès que l’envoi est parti, on y voit combien des personnes enregistrées ont répondu, par exemple sept sur douze, et combien de retours sont encore en attente.

De là, vous déclenchez le rappel à ces personnes précises. Les résultats se remplissent en parallèle.

L’état est affiché sous forme de nombre et non de liste de noms. On ne voit pas qui a répondu ni qui a dit quoi. Si vous le mentionnez lors de la relance, l’équipe sait sur quoi le rappel se fonde.

Chez nos clients, le taux de réponse est en moyenne d’environ 70 pour cent. C’est l’annonce qui a le plus d’effet.

Dites un à deux jours à l’avance qu’un e-mail de Moodtalk arrivera le jour X à l’heure Y. Deux points valent la peine d’être mentionnés :

• La fonction vocale : les réponses peuvent aussi être dictées, y compris en suisse allemand.
• Aucune connexion nécessaire : un clic sur le lien dans l’e-mail suffit.

Le reste se décide après l’enquête. Si les résultats sont discutés et que quelque chose en découle, davantage de personnes répondront la fois suivante. Au niveau de l’organisation, il est également utile de rendre visible ce qui est né des enquêtes précédentes.

Plus de 80 langues sont disponibles pour répondre. Lors de l’enregistrement, vous attribuez sa langue à chaque personne, et cela détermine dans quelle langue elle reçoit les questions.

Vous n’avez donc pas besoin de séparer les équipes multilingues. Tous reçoivent la même enquête dans leur langue, et les réponses se rejoignent dans une seule analyse. L’analyse elle-même s’affiche en allemand, en anglais, en français ou en italien, et le texte original reste consultable à côté.

On répond en écrivant ou en parlant, et le suisse allemand fonctionne. Ce qui est dicté est transcrit, et la personne voit le texte avant l’envoi et peut le modifier.

Bon à savoir : mentionner la fonction vocale dans l’annonce abaisse le seuil et conduit à des réponses plus détaillées.

Lors de la création, une étape distincte vous permet de choisir à quelles équipes l’enquête est envoyée. Les équipes pour lesquelles vous avez les droits sont affichées, et vous pouvez en exclure certaines. Une enquête sur toute l’organisation nécessite une personne ayant accès à toutes les divisions.

Dans le même déroulement, vous définissez qui voit les résultats : uniquement le point central ou également les responsables d’équipe. La cascade est répandue :

1. La direction voit les résultats en premier.
2. Ensuite les responsables de division.
3. Les équipes en dernier.

L’annonce aux équipes vient soit du point central, soit des cadres. L’essentiel est de clarifier au préalable laquelle des deux voies s’applique.

Chaque réponse est accompagnée de trois points, et par leur intermédiaire vous envoyez un message à la personne qui a rédigé le commentaire, sans révéler son identité. Elle reçoit un e-mail et décide elle-même si elle souhaite un entretien.

Vous pouvez ainsi réagir à un retour critique isolé sans rompre l’engagement pris envers l’équipe.

Une réaction vaut la peine dans tous les cas, car celui qui écrit un commentaire critique souhaite savoir qu’il a été reçu. Si le thème demande plus qu’un message, il relève de la discussion. Abordez-le alors comme une perception au sein de l’équipe et non comme une citation.

C’est votre organisation qui fixe ce nombre, et il s’agit de deux valeurs distinctes :

• Pour les questions d’évaluation, une valeur propre s’applique.
• Pour les réponses en texte libre, une valeur propre s’applique, généralement plus élevée. Une phrase écrite laisse deviner davantage sur la personne qui l’écrit qu’un point sur une échelle.

Ce sont les réponses qui sont comptées, pas les membres. Une équipe de douze personnes dont trois ont répondu en compte trois.

Les valeurs applicables chez vous vous seront indiquées par la personne qui s’occupe de Moodtalk.

L’historique se constitue automatiquement dès que la même question d’évaluation est posée à nouveau. Il est alors indiqué sans que vous ayez besoin de régler quoi que ce soit, et cela fonctionne de la même manière aux deux niveaux.

Pour les réponses en texte, l’historique se manifeste autrement : selon qu’un thème revient et selon l’évolution du ton.

Bon à savoir : les deux deviennent significatifs à partir de trois ou quatre tours.

Le regroupement se fait automatiquement dès que les équipes ont participé à la même enquête. Au niveau de l’organisation, les résultats apparaissent pour toutes les équipes concernées ensemble, et vous pouvez les restreindre à certaines divisions. Si une division comprend plusieurs équipes, leurs réponses y sont regroupées.

La vue par division montre plus que les résultats des équipes additionnés. Elle montre quels thèmes reviennent d’une équipe à l’autre, et cela n’est pas visible depuis une seule équipe. Chez HHM, la charge de travail était le thème le plus fréquent sur 16 équipes, suivie de l’organisation des projets et du flux d’informations.

Le regard dans les équipes individuelles reste néanmoins nécessaire. La moyenne de la division lisse des différences visibles dans les équipes.

Vous sélectionnez les thèmes dans les résultats. En haut de chaque analyse se trouve la possibilité de la sélectionner pour la discussion.

Tout ce que vous marquez ainsi forme une discussion, et les questions de discussion correspondantes sont fournies automatiquement.

Ensuite, vous pouvez tout adapter et préparer. Pour l’entretien, vous lancez le mode présentation en haut à droite : vous parcourez les thèmes ensemble, consignez directement les notes, les mesures et les principes, clôturez à la fin et téléchargez le procès-verbal.

Communiquez d’abord les résultats, les mesures naissent ensuite dans l’échange.

Le guide d’entretien est construit exactement ainsi : pour chaque thème, d’abord l’analyse, puis les questions de discussion. L’équipe découvre le plus souvent l’analyse pendant la discussion et a besoin de cette base avant de parler de solutions. Vous consignez les principes et les mesures pendant la discussion, et le procès-verbal est prêt à la fin.

Si vous souhaitez envoyer quelque chose au préalable, il y a deux voies :

• Libérer les résultats pour l’équipe.
• Envoyer le résumé, que vous pouvez raccourcir au préalable.

Celui qui arrive en discussion avec des mesures déjà arrêtées recueille surtout de l’adhésion. Les mesures qui naissent dans l’échange sont davantage portées par l’équipe.

Vous trouvez le guide d’entretien toujours dans le domaine Discussions. On y voit ce qui a déjà été préparé, et un clic sur une discussion vous ramène exactement là où vous vous êtes arrêté.

Le guide est entièrement préparé. Pour chaque thème, vous trouvez :

• l’analyse avec les déclarations correspondantes,
• les questions de discussion associées,
• des propositions de principes et de mesures.

Le tout est un champ de texte : vous pouvez reformuler, compléter, supprimer et insérer des images. «Clôturer la discussion» génère le procès-verbal sous forme de document Word.

Un principe est une règle d’application générale que tous respectent. Cela peut sonner fondamental, comme «nous nous traitons avec respect», ou être tout à fait opérationnel, comme «la documentation journalière va dans le dossier X». Au niveau de l’organisation, il s’agit le plus souvent des valeurs de l’entreprise.

Les principes peuvent être définis en commun ou fixés d’en haut, et vous pouvez les adapter à tout moment par la suite.

La différence avec une mesure réside dans l’horizon temporel. Une mesure est une tâche avec une échéance et un statut. Un principe s’applique durablement.

Vous le mesurez par l’enquête. Lors de la création, vous sélectionnez parmi les questions existantes, et les principes de l’organisation ainsi que ceux de l’équipe y figurent, selon le niveau.

L’équipe évalue ensuite dans quelle mesure l’application fonctionne au quotidien.

Le domaine Principes affiche tous les principes déjà consignés. Si un principe a été mesuré, l’historique y figure également, c’est-à-dire l’évolution de son application dans le temps.

Il y a deux voies :

• Par l’échange : vous discutez les résultats avec les personnes concernées, et définissez et consignez les mesures à ce moment-là.
• Directement à partir des réponses : vous déduisez les mesures vous-même et informez ensuite les personnes concernées.

Les deux sont possibles. La voie de l’échange a un effet plus durable, car la mesure vient de l’équipe elle-même.

Ce qui est consigné dans la discussion arrive automatiquement dans le domaine Mesures. Vous n’avez pas besoin de le saisir deux fois, les deux endroits affichent la même liste.

Vous suivez la mise en oeuvre dans le domaine Mesures. On y trouve une liste de toutes les mesures créées, chacune avec son statut et la période de mise en oeuvre prévue.

La liste distingue trois états :

• En cours, soit tout ce qui se déroule actuellement.
• En retard, soit tout ce dont la date de fin est dépassée.
• Achevé, soit tout ce qui est terminé et clôturé.

On voit ainsi d’un coup d’oeil ce qui est en cours, ce qui arrive à échéance et ce qui a déjà été atteint.

Ouvrez la mesure. En bas se trouve la section Clôturer avec un interrupteur, réglé au départ sur «Non achevée».

Basculez l’interrupteur et cliquez sur «Sauvegarder». La mesure est alors terminée et signalée comme achevée dans la liste.

Bon à savoir : les mesures achevées restent visibles dans la liste. On peut ainsi retracer ce qui est né d’une enquête.

Vous consignez la mesure comme n’importe quelle autre, puis vous la transmettez au service compétent. Les personnes responsables en sont informées.

Il s’agit presque toujours des trois mêmes thèmes : le salaire, le télétravail et les directives du groupe.

Le thème reste ainsi consigné et se trouve auprès du service qui peut en décider. Dites ensuite à l’équipe ce qui a été transmis et à qui.

Il faut en interne une personne qui en soit responsable. Quelqu’un doit coordonner le déroulement, relancer lorsqu’une discussion n’a pas lieu, et veiller à ce que les résultats se traduisent réellement en mesures. Sans ce rôle, cela reste au stade des bonnes intentions.

Cette personne a besoin de deux choses :

• Le soutien de la direction, afin de pouvoir aussi porter des thèmes là où elle ne décide pas elle-même.
• Une vue d’ensemble sur toutes les équipes, pour voir où quelque chose stagne.

Moodtalk fournit cette vue d’ensemble. Il montre quelle équipe a discuté les résultats, quelles mesures ont été consignées, ce qui arrive à échéance et comment une valeur évolue sur plusieurs enquêtes. On peut ainsi retracer ce qui a été dit et ce qui en est né.

L’étape la plus efficace se situe toutefois encore avant. Décidez avant le démarrage sur quels thèmes vous êtes prêts à agir, et interrogez précisément sur ceux-là. La deuxième enquête montre alors à l’équipe que répondre en valait la peine, et le taux de réponse augmente.

Oui, vous pouvez ajouter ou retirer des personnes à tout moment, et aux deux niveaux.

• Au niveau de l’équipe, cela passe par les paramètres de l’équipe. Vous enregistrez une personne avec son adresse e-mail, sa langue et son droit, vous la retirez via la même ligne, et vous modifiez le droit, le rôle de chef d’équipe et la langue directement dans la liste.
• Au niveau de l’organisation, la même chose se fait dans l’administration, là aussi sur plusieurs équipes à la fois.

L’enregistrement n’envoie aucun e-mail. La personne entend parler de Moodtalk pour la première fois avec l’enquête suivante. Si une adresse e-mail est incorrecte, vous retirez la personne et l’enregistrez à nouveau.

Bon à savoir : si la liste des membres provient d’un autre système, elle est synchronisée automatiquement et les lignes portent un cadenas. Les modifications passent alors par support@moodtalk.ch.

Vous pouvez déclencher à nouveau l’e-mail de l’enquête en cours manuellement, dans les paramètres de l’équipe auprès de la personne concernée. Elle reçoit alors une nouvelle fois l’invitation à l’enquête actuelle.

Avant cela, deux points valent la peine d’être vérifiés :

• Le dossier spam ou courrier indésirable. C’est là que le premier e-mail se retrouve le plus souvent.
• L’adresse e-mail dans la liste. Si elle est incorrecte, un second envoi n’aidera pas. Dans ce cas, retirez la personne et enregistrez-la à nouveau avec la bonne adresse.

Bon à savoir : l’état de la participation indique seulement combien de retours sont en attente, et non qui a répondu. Celui qui n’a pas reçu l’e-mail se manifeste donc de lui-même, ou cela apparaît lorsque vous posez la question dans l’équipe.

Vous trouvez le réglage dans les paramètres de l’équipe, sous les paramètres des enquêtes. S’il est actif, tous les membres voient les résultats de chaque enquête dès qu’ils sont disponibles.

S’il est désactivé, vous décidez au cas par cas après chaque enquête. La libération passe alors par le domaine Résultats.

Bon à savoir : ce réglage ne concerne que la visibilité au sein de l’équipe. Les accès aux niveaux supérieurs dépendent des attributions de divisions et n’en sont pas affectés.

Le réglage par défaut est de trois jours avant la date limite, et oui, cela se modifie. Le nombre de jours se trouve dans les paramètres des enquêtes de l’équipe, où vous l’adaptez et l’enregistrez.

Le rappel n’atteint que les personnes qui n’ont pas encore répondu. Celui qui a déjà répondu à l’enquête ne reçoit pas de second e-mail.

Bon à savoir : l’envoi automatique de rappels est lui aussi un réglage. Et indépendamment de cela, vous pouvez déclencher le rappel manuellement à tout moment auprès de l’enquête, là encore uniquement aux personnes en attente.

Le type d’équipe indique ce que représente une équipe, et il détermine la manière dont ses résultats remontent au niveau de l’organisation. Vous le choisissez dans les paramètres de l’équipe, là où vous adaptez aussi le nom de l’équipe. Il y en a trois :

• Équipe principale, pour les équipes qui travaillent ensemble à long terme dans cette configuration, par exemple les achats, les ventes ou une équipe de direction. Ces équipes représentent la structure de base de l’organisation, elles sont visibles dans l’analyse des interfaces, et leurs mesures et analyses sont partagées au niveau de l’organisation.
• Équipe temporaire, pour les groupes qui n’existent que pour une durée prévisible, par exemple un projet de transformation, un groupe de travail ou un groupe de discussion. Elles sont masquées dans l’analyse des interfaces afin de maintenir la clarté. Leurs résultats et leurs mesures sont néanmoins inclus dans l’analyse situationnelle agrégée au niveau de l’organisation.
• Équipe 1-à-1, pour la collaboration directe entre deux personnes, par exemple une réunion bilatérale, un coaching ou un échange 1:1. Ces dialogues restent à l’écart : ils ne sont pas pris en compte dans l’analyse des interfaces, et les mesures et analyses ne sont pas partagées au niveau de l’organisation mais restent entre les deux personnes.

En cas de doute, choisissez équipe principale. La plupart des équipes sont des équipes principales, et le type peut être modifié par la suite.

Oui, vous pouvez connecter Moodtalk à Office 365. Dans les paramètres de l’équipe, vous autorisez la connexion une fois, après quoi elle est établie avec votre calendrier et ceux des membres de votre équipe.

Si vous planifiez une enquête avec une période de discussion, ce rendez-vous est automatiquement transféré dans le calendrier et inscrit comme blocage. Le créneau de la discussion est ainsi déjà réservé dès que l’enquête est planifiée.

Bon à savoir : les autres intégrations de systèmes ne passent pas par les paramètres de l’équipe. Si vous en avez besoin, support@moodtalk.ch est la bonne adresse.

La plus petite unité est toujours l’équipe. Plusieurs équipes peuvent être regroupées en une sous-division ou une division, et toutes les équipes ensemble forment l’organisation.

Pour mettre en place la structure, Moodtalk a besoin de quatre informations :

• les adresses e-mail de toutes les personnes d’une équipe,
• qui est le cadre de l’équipe,
• à quelle division l’équipe appartient,
• qui dirige cette division.

Votre personne de contact chez Moodtalk s’en sert pour mettre en place la structure. Ensuite, vous pouvez créer, renommer et déplacer des divisions vous-même.

Bon à savoir : après un déplacement, il vaut la peine de vérifier les droits, car ils suivent.